Rozporządzenie określa:         1) tryb wydawania dokumentów, które uniemożliwiają ustalenie danych identyfikujących osoby posługujące się tymi dokumentami, zwanych dalej „dokumentami”;         2) sposób posługiwania się dokumentami przez funkcjonariuszy Inspektoratu Wewnętrznego Służby Więziennej, zwa- nego dalej „IWSW”, oraz przez osoby niebędące funkcjonariuszami udzielające pomocy IWSW, a także sposób przechowywania i ewidencji dokumentów;         3) czas, na jaki są wydawane dokumenty;         4) czynności zapewniające ochronę dokumentów;         5) sposób postępowania z dokumentami zwróconymi.

    1. Wniosek o wydanie dokumentu jest składany do Szefa IWSW.     2. Wniosek składa kierownik komórki organizacyjnej IWSW właściwej do posługiwania się dokumentem, zwany dalej „wnioskodawcą”.     3. Pisemny wniosek o wydanie dokumentu zawiera:         1) nazwę komórki organizacyjnej IWSW, w której dokument będzie wykorzystywany;         2) uzasadnienie potrzeby posiadania dokumentu przy wykonywaniu czynności operacyjno-rozpoznawczych lub udzie- laniu pomocy oraz określenie okoliczności, w jakich będzie wykorzystywany;         3) rzeczywiste i fikcyjne dane osobowe użytkownika w zakresie niezbędnym do opracowania danego rodzaju doku- mentu, obejmujące w szczególności:             a) imię i nazwisko,             b) datę i miejsce urodzenia,             c) miejsce zamieszkania i zameldowania;         4) inne informacje konieczne do opracowania treści dokumentu;         5) potwierdzenie posiadania uprawnień lub kwalifikacji – w przypadku występowania o wydanie dokumentu, o którym mowa w art. 23w ust. 5 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej;         6) potwierdzenie wykonania badań technicznych środka transportu – w przypadku występowania o wydanie dokumentu rejestracyjnego;         7) aktualny wzór dokumentu;         8) kryptonim i numer rejestracyjny teczki obiektu – w przypadku występowania o wydanie dokumentów dotyczących obiektu.

Dokumentem można posługiwać się wyłącznie w okolicznościach określonych we wniosku, o którym mowa w § 2.

    1. Dokumenty wydaje się funkcjonariuszowi lub osobie udzielającej pomocy IWSW na okres niezbędny do wy- konania zadania służbowego.     2. Dokumenty, o których mowa w art. 23w ust. 7 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej, podlegają:         1) aktualizacji i zwrotowi do wnioskodawcy – czynności te dotyczą dokumentów, które utraciły ważność, a istnieje potrzeba dalszego ich wykorzystywania;         2) przechowywaniu w odrębnych zbiorach, okresowo weryfikowanych pod względem ewentualnej przydatności doku- mentów w przyszłości – czynność ta dotyczy dokumentów nieprzydatnych w danej sprawie;         3) komisyjnemu, protokolarnemu zniszczeniu – czynność ta dotyczy dokumentów, które trwale utraciły swoją przydat- ność.     3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do dokumentów wydanych innym podmiotom do celów legalizacji działań ope- racyjnych IWSW.

Dokumentację dotyczącą wykonywania, wydawania, przedłużania ważności, zwrotu oraz wykorzystywania do- kumentów prowadzą w postaci wyodrębnionych zbiorów funkcjonariusze wyznaczeni przez wnioskodawców.

    1. Ewidencję dokumentów prowadzą Szef IWSW lub osoba przez niego upoważniona – w odniesieniu do do- kumentów wydanych w trybie określonym w § 2 oraz komórka organizacyjna wnioskodawcy – w odniesieniu do wszyst- kich dokumentów posiadanych przez tę komórkę organizacyjną.     2. Ewidencja jest prowadzona w postaci kartoteki albo w postaci elektronicznej i zawiera informacje o:         1) nazwie i cechach identyfikacyjnych dokumentu;         2) rzeczywistych i fikcyjnych danych osobowych użytkownika w zakresie niezbędnym do opracowania danego rodzaju dokumentu, obejmujących w szczególności:             a) imię i nazwisko,             b) datę i miejsce urodzenia,             c) miejsce zamieszkania i zameldowania;         3) nazwie komórki organizacyjnej, w której jest wykorzystywany dokument;         4) dacie i numerze rejestracyjnym wniosku o wydanie dokumentu oraz korespondencji związanej z przekazaniem, przedłużeniem ważności oraz zwrotem dokumentu;         5) danych identyfikujących środek transportu – w przypadku dokumentu rejestracyjnego;         6) skreśleniu dokumentu z ewidencji w przypadku jego utraty lub zniszczenia.

    1. Użytkowane dokumenty przechowują funkcjonariusze IWSW wyznaczeni przez wnioskodawców.     2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli zachodzi potrzeba stałego posiadania dokumentu przez użytkownika.     3. Wydanie dokumentu użytkownikowi i zwrot dokumentu przez użytkownika odbywają się za pokwitowaniem.     4. Funkcjonariusze IWSW, o których mowa w ust. 1, prowadzą ewidencję wykorzystywania dokumentów, zawiera- jącą w szczególności następujące informacje:         1) dane osobowe użytkownika pobierającego dokument;         2) datę pobrania i zwrotu dokumentu;         3) oznaczenie sprawy, w związku z którą pobrano dokument;         4) pokwitowanie pobrania i zwrotu dokumentu.

W przypadku utraty lub całkowitego zniszczenia dokumentu wnioskodawca przeprowadza czynności wyjaśnia- jące w celu określenia przyczyn i skutków utraty lub zniszczenia dokumentu oraz występuje do Szefa IWSW z wnioskiem o skreślenie tego dokumentu z ewidencji. We wniosku umieszcza się informację o wynikach czynności wyjaśniających.

Dokumentację dotyczącą wykonywania, wydawania, przedłużania ważności, zwrotu, wykorzystywania dokumen- tów oraz ewidencję dokumentów, w tym ewidencję wykorzystywania dokumentów prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie w tajemnicy informacji zawartych w tych dokumentach oraz uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupraw- nionych.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 14 grudnia 2022 r. Minister Sprawiedliwości: Z. Ziobro